Provedor oferece pouco espaço para e-mail

Provedor oferece pouco espaço para e-mail

Há alguns dias tivemos um problema nas contas de e-mail em um dos nossos clientes, e-mails enviados a algumas contas estavam retornando ao remetente com o aviso de espaço indisponível. Com a evolução da nuvem, armazenamento cada vez mais barato (hoje 1 GB de espaço no Microsoft Azure ou Amazon S3 custa menos de R$0,05/mês) e e-mails gratuitos como Gmail e Outlook oferecendo 15 GB gratuitamente, é impensável uma conta de e-mail sofrer por falta de espaço, porém isso tem ocorrido em certos provedores de hospedagem.

Qual o mínimo de espaço para um e-mail funcionar?

A resposta depende de como é utilizado o serviço de e-mail: totalmente em nuvem ou direto no equipamento (local) via Outlook, Thunderbird ou outro cliente de e-mail.

Totalmente em nuvem

Nesse caso, através de serviços IMAP ou Exchange Online todo o conteúdo da caixa de e-mail fica hospedado no provedor, aqui o espaço necessário irá variar de acordo com a quantidade de e-mails da conta. Para contas que recebem muitos e-mails diariamente (acima de 100) ou com anos de uso (acima de 03 anos), é interessante no mínimo 10 GB de espaço. Já para contas com pouco volume de recebimento ou relativamente novas, pode-se começar com 2 GB.

Para mais informações sobre E-mail em Nuvem, consulte nosso post clicando aqui.

Direto no equipamento (localmente)

Quando o usuário utiliza clientes de e-mail configurados via POP3, todos os e-mails são armazenados localmente no equipamento do próprio usuário, apesar de ser uma configuração frágil do ponto de vista da segurança dos dados, ainda é muito utilizada em empresas de todos os tamanhos.

Problemas comuns ao armazenar o conteúdo de e-mail localmente no computador: Cuidado com arquivo PST em compartilhamento de redeTamanho dos arquivos de dados no Outlook 2007.

Em um ambiente desse tipo, o espaço na hospedagem de e-mail pode ser pequeno, o necessário apenas para armazenar e-mails de algumas semanas dos usuários, indica-se no mínimo 250 MB para oferecer segurança a usuários que saírem de férias.

Provedor oferece pouco espaço e cobra caro

Voltando ao caso do nosso cliente que mencionamos no começo da publicação. O funcionamento do e-mail é baseado localmente (POP3), o provedor dele oferece atualmente 800 MB de espaço para um total de 10 contas de e-mail, míseros 80 MB por conta de e-mail. Para resolver o problema o provedor está oferecendo mais 400 MB de espaço por R$21,00/mês!

Não foi preciso nenhuma pesquisa para constatar que esse valor de R$21,00/mês referente a 400 MB de espaço está muito alto, totalmente fora de mercado. Vejamos por exemplo o provedor Kinghost, uma empresa conhecida, com anos de mercado, brasileira e que fornece um serviço eficiente e estável a um dos nossos clientes:

  • Pagamento anual de R$204,00 no primeiro ano, ou R$17,00/mês, na renovação o valor vai para R$43,56/mês.
  • Hospedagem de site com 15 GB de espaço.
  • Quantidade ilimitada de e-mails, com espaço total de 100 GB para todas as contas (125 vezes mais espaço para e-mail que o nosso cliente tem hoje se considerarmos 10 contas de e-mail).
  • Além de outros recursos.

Não estamos aqui indicando nenhum provedor de hospedagem, mas o exemplo acima vale como comparação. Indicamos apenas o serviço de e-mail em nuvem da Microsoft: Por que utilizar e-mail em nuvem?.

O que fazer?

Em 2004 a MSN (antigo braço web da Microsoft) já oferecia 250 MB de espaço para os seus usuários de e-mail, por isso hoje é inadmissível provedores oferecerem menos que isso.

Esse espaço de apenas 800 MB ofertado pelo provedor é insuficiente para 04 contas de e-mail configuradas via POP3, imagine para 10! Com certeza contratar mais espaço não resolverá o problema do nosso cliente, por isso indicamos 02 caminhos, a primeira opção é a ideal, já a segunda resolverá o problema mas abrirá um risco quanto a perda de e-mails:

  • Mudar de provedor ou pelo menos o serviço de e-mail, considerar migrar para um serviço de e-mail em nuvem.
  • Desabilitar o armazenamento de e-mails no provedor, assim os e-mails ficarão lá somente até o cliente de e-mail (no caso deles Microsoft Outlook) descarregar os e-mails. Atualmente, em média o Outlook mantém os últimos 14 dias de e-mail em cada conta, isso é um recurso de segurança do Outlook para quando ocorrer algum problema no computador, ser possível acessar esses últimos e-mails.

O serviço de e-mail atualmente é crítico e essencial para muitos negócios, a tecnologia em nuvem como o da Microsoft resolve todos os problemas e entrega muito mais recursos, é outro nível de serviço e a migração quando feita com uma empresa competente, ocorre sem problemas. Lembrando que para migrar para a nuvem não é preciso mudar o provedor ou site, ambos podem permanecer na mesma hospedagem.

Somos uma empresa Microsoft Certified Partner com a competência Silver Small and Midmarket Cloud Solutions, implantamos e gerimos centenas de caixas de e-mail baseadas no serviço Exchange Online Office 365 e estamos prontos para ajudá-lo, faça um contato conosco.

Referências

  1. 14 fotos que mostram que o mundo está muito lotado – Hypescience. Acessado em 19/12/2017.

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