Cuidado com arquivo PST em compartilhamento de rede

Cuidado com arquivo PST em compartilhamento de rede

Muitos técnicos em informática pensam que a melhor maneira de manter seus arquivos de Outlook (os famosos arquivos PST) seguros é deixá-los em um compartilhamento de rede, como um servidor ou storage. Assim todo o conteúdo de e-mail fica em apenas um local, facilitando a proteção e backup das informações.

Pode ser tentador configurar os arquivos de dados desse jeito, afinal é fácil, aparentemente é suportado pelo Outlook e a princípio não ocorre diferença de desempenho no uso do programa, inclusive já vimos isso implementado em alguns novos clientes.

Se você pensa em fazer algo assim, viu na sua empresa isso implementado ou alguém comentou sobre, o nosso aviso é: JAMAIS FAÇA ISSO. Fazemos questão em destacar esse alerta pois os riscos e danos em um ambiente com essa configuração são enormes. Nesse post, vamos usar apenas 02 motivos para remover essa ideia de uma vez por todas da sua mente:

#1 – Não é suportado pelo Microsoft Outlook

Pode parecer que essa configuração é plenamente suportada pela Microsoft, simplesmente porque é fácil adicionar um arquivo de dados PST que esteja em um compartilhamento de rede, porém saiba que não é. Essa restrição começou no Exchange 4.0 (lançado em março de 1996), desde então você não receberá suporte da Microsoft caso tenha algum problema decorrente disso.

Nos links ao final do post, o primeiro item refere-se ao artigo 297019 da base de conhecimentos da Microsoft (Microsoft Knowledge Base), escrito em inglês encontramos no artigo: “However, .pst files are not intended as an enterprise network solution. Although it is possible to specify a network directory or a Universal Naming Convention (UNC) path as a storage location for a .pst file, network usage is not meant to be a long-term, continuous-use method of storing messages in an enterprise environment. “, em um resumo rápido, apesar de ser possível configurar um caminho de rede para armazenar um arquivo PST, isso não deve ser utilizado em um ambiente de produção. Mais informações, indicamos acessar o link.

#2 – O servidor ou storage pode travar ou ficar muito lento

Imagine uma rede corporativa pequena, com apenas 50 usuários, cada usuário tem 01 ou 02 arquivos PSTs com tamanhos que variam entre 50MB a 10GB, algo extremamente comum nos dias de hoje. No início do dia, os usuários começam a ligar os seus computadores, abrem o Outlook e começam a descarregar e-mails. Com certeza os arquivos PSTs dessas caixas de e-mail precisarão aumentar de tamanho conforme os e-mails vão chegando. Para estender um PST, uma alocação extra no disco que o armazena (no servidor ou storage) será feita via NTFS, durante esse processo, todo o volume é bloqueado enquanto o espaço livre é alocado e a tabela de arquivos mestre (MFT) é atualizada. Enquanto isso está acontecendo para um usuário, todas as I/O (entradas e saídas) para os outros 49 usuários estarão em espera, isso inclui arquivos PST de outros usuários, bem como compartilhamentos de arquivos e bancos de dados de sistemas (como SQL, Firebird etc.).

Devido a natureza da programação do Outlook, a maneira como ele acessa arquivos PST é extremamente intensa, os processos descritos no parágrafo anterior ocorrem centenas de vezes durante um único dia para um único usuário. Para um único usuário com 01 ou 02 arquivos PSTs, mesmo que grandes, isso tudo é executado rapidamente, em questão de milissegundos, praticamente imperceptível, porém conforme aumenta-se a quantidade de arquivos, esse tempo sobe exponencialmente. Imagine se cada usuário tenha vários arquivos PST, os discos serão sobrecarregados e o servidor/storage sofrerá sérios problemas de desempenho, as filas para escrever dados em disco começam a acumular e em último caso, o servidor começa a bloquear/travar.

Sintomas e problemas comuns decorrentes de armazenar arquivos de dados do Outlook em rede:
  • corrompimento de arquivos (Word, Excel, projetos, gráficos etc.), erro em bancos de dados ou perda de informações dentro do bancos de dados (tipo PST do Outlook, Firebird, SQL etc.) sem corrompimento dos mesmos;
  • uma estação ao abrir/salvar alguma informação no servidor/storage ocorrer um travamento por alguns segundos com a mensagem “Não está respondendo” e depois volta ao normal;
  • lentidão no uso de sistemas que utilizem bancos de dados armazenados no mesmo local.

Conclusão

Armazenar arquivos PST no servidor de arquivos é uma prática muito comum pelo suporte em TI e administradores, fique atento ao seu ambiente para não correr esse risco. Hoje, existe uma alternativa acessível para pequenas e médias empresas para gestão do serviço de e-mail, chama-se Microsoft Exchange Online, já publicamos em nosso Blog alguns posts sobre isso, confira aqui um deles: E-mail em Nuvem.

Referências

  1. Limits to using personal folders (.pst) files over LAN and WAN links – Microsoft. Acessado em 11/09/2017.
  2. Network Stored PST files … don’t do it! – Ask the Performance Team Blog – Microsoft Technet. Acessado em 11/09/2017.
  3. Why PSTs should never show their faces on a file share – Tony Redmond’s Exchange Unwashed Blog. Acessado em 11/09/2017.

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