Cuidado com a pasta “Email secundário” do Outlook

Nos últimos meses um novo recurso nas contas de e-mail pagas do Microsoft Office 365 tem gerado um pouco de confusão, o recurso Email secundário foi criado para filtrar e-mails pouco importantes em caixas com muitos e-mails recebidos, tirando-os da “Caixa de entrada” e movendo direto para a pasta “Email secundário”. O problema é que os usuários não são claramente notificados dessa função e acabam não checando regularmente essa pasta, ou mesmo nem sabendo da existência da mesma, assim e-mails importantes acabam sendo esquecidos.

Como o Outlook define o que não é importante

É importante compreender como o Outlook faz o filtro dessas mensagens, para tanto utilizamos a definição da própria Microsoft:

O recurso Email secundário move suas mensagens de baixa prioridade da caixa de entrada para que você possa procurar mensagens importantes com facilidade. Email secundário analisa seus hábitos de e-mail e com base em seu comportamento anterior, determina as mensagens que provavelmente você possa ignorar. Ele move as mensagens para uma pasta chamada Email secundário, onde poderá examiná-las mais tarde.

Ou seja, a Microsoft espera que o usuário trabalhe a maior parte do dia checando os seus e-mails na Caixa de entrada e com uma frequência menor na pasta Email secundário, se o usuário não se atentar a esse detalhe e simplesmente esquecer a pasta Email secundário mensagens importantes poderão ser deixadas de lado.

Focando em como a inteligência artificial do e-mail trabalha, primeiro deve-se entender que tipo de mensagens de nunca serão identificadas como Email secundário:

• E-mails enviados por você mesmo.
• Enviados por qualquer pessoa de sua cadeia de gerenciamento e por subordinados diretos, caso seja um usuário de negócios do Office 365.

Segundo o recurso analisa diversas características das mensagens para entender o que geralmente não são lidas, por exemplo:

• O remetente.
• Se o usuário participou da conversa ou é o único destinatário.
• A importância.

Quando os hábitos de leitura mudam, o Email secundário aprende e se adapta, podendo demorar alguns dias para se adaptar totalmente às novas preferências,

Deve ficar claro que a pasta Lixo Eletrônico não tem o mesmo papel da pasta Email secundário, a primeira destina-se a e-mails de propaganda, vírus, spam e outros enviados em massa, já a segunda poderá conter mensagens desse tipo também, porém a maioria serão e-mails válidos mas lidos com pouca ou nenhuma frequência pelo usuário.

Como desativar

Na grande maioria dos casos que acompanhamos, o recurso foi ativado sem pleno conhecimento do usuário, por isso vamos ensinar a como desativar, primeiramente para o Outlook for Web ou versão web do Outlook.

1. No Outlook for Web clicar em Configurações (engrenagem no canto superior direito) e em Configurações do seu aplicativo, selecionar Email.
2. No menu ao lado esquerdo, clicar em Email, Processamento automático – Email secundário.
3. Desmarcar o item Separar itens identificados como email secundário.

Agora para a versão instalada ou aplicativo do Outlook (2013 e 2016):

1. Agora se o usuário utiliza o aplicativo do Outlook instalado no equipamento, dentro do Outlook é preciso clicar com o botão direito sobre a pasta Email secundário e selecionar Gerenciar Email Secundário.
2. Automaticamente será redirecionado para a página de Opções de email secundário onde ele deverá entrar com seu e-mail e senha.
3. Ali o usuário irá desmarcar o item Separar itens identificados como email secundário.

Se ficaram dúvidas sobre como desativar ou até ativar o recurso, recomendamos falar com o seu Suporte em TI, com certeza ele saberá como executar para você.

Referências

1. Desativar Email secundário no Outlook – Suporte do Office. Acessado em 29/05/2017.
2. Usar o Email secundário para classificar as mensagens de baixa prioridade no Outlook 2016 para Mac – Outlook for Mac. Acessado em 29/05/2017.