Diferenças entre caixa de e-mail e redirecionamento
No post de hoje vamos explicar a diferença entre caixas ou contas de e-mail e apelidos ou grupos (também conhecidos como redirecionamento) para caixas de e-mail. Esses conceitos aplicam-se em qualquer provedor ou serviço de e-mail, dos mais básicos do tipo POP3/SMTP aos mais avançados como Microsoft Exchange Online e Google G-Suite.
Caixa de e-mail (assinatura ou licença)
É a conta de e-mail propriamente dita com todos os recursos disponíveis, um endereço configurado como conta de e-mail pode receber e enviar e-mails, requer uma assinatura ou licença para utilização, portanto há um custo unitário para a caixa de e-mail. Os usuários da empresa normalmente tem uma caixa de e-mail.
Existem caixas de e-mail particulares e caixas de e-mail compartilhadas, a primeira é de uso exclusivo de um usuário, a segunda pode ser utilizada por mais de um usuário, com compartilhamento de informações e restrição na edição dos e-mails (marcar como lido, responder, excluir e mover). Utiliza-se caixas compartilhadas quando mais de uma pessoa irá cuidar (enviar e receber e-mails) daquela caixa.
Apelido, alias ou grupo (redirecionamento)
É um recurso utilizado para redirecionar um certo endereço para uma caixa de e-mail. Como é apenas um redirecionamento, não dispõe dos recursos disponíveis para a caixa de e-mail, o endereço configurado como apelido ou grupo serve apenas para receber e-mails, não é possível enviar e-mails em nome daquele endereço, os e-mails enviados sairão em nome da caixa de e-mail responsável por aquele redirecionamento. Não é necessário assinatura mensal, por isso não há custo para um apelido ou grupo, em serviços de correio eletrônico profissionais como o Microsoft Exchange Online não há limite para a quantidade de apelidos ou grupos.
Chama-se apelido ou alias quando o redirecionamento é para apenas uma caixa de e-mail e se for para mais de uma caixa o nome do recurso é grupo.
É comum utilizarmos o recurso de apelido para endereços de ex-colaboradores ou endereços desativados, para monitorar possíveis recebimentos nesses endereços transformamo-os em apelidos e redirecionamos para alguma caixa de e-mail existente. Já o recurso de grupo é utilizado quando a empresa deseja disponibilizar um endereço para receber solicitações de uma determinada área (financeiro@ por exemplo) ou de um cliente em específico, nesse caso as solicitações seriam encaminhadas a mais de um colaborador interno responsável por aquela área ou cliente.
Na HF já implantamos centenas de caixas de e-mail utilizando o serviço Microsoft Exchange Online, ferramenta que entrega e-mail com recursos corporativos a um custo acessível para pequenos e médios negócios. Para problemas ou dúvidas sobre o seu serviço de e-mail, fale conosco.
Referências
- Gerenciar os aliases de sua conta da Microsoft – Microsoft. Acessado em 13/10/2017.