Continuidade e segurança em e-mail (Parte 1)

Este é o primeiro post de uma série de 03 em que tratamos da continuidade e segurança do serviço de e-mail.

Visão geral

O e-mail é uma ferramenta de comunicação crítica. A inatividade do e-mail significa perda de produtividade, possíveis problemas de conformidade e regulamentação relacionados à perda de dados ou até mesmo perda de receitas. Minimizar a inatividade do e-mail é uma parte cada vez mais importante da infraestrutura de mensagens de uma organização e de sua estratégia de recuperação e prevenção de desastres.

As comunicações internas normalmente são realizadas mais por e-mail do que por telefone ou reuniões presenciais. A comunicação externa com clientes, fornecedores, parceiros e outros contatos comerciais talvez dependa ainda mais do e-mail. Ligações e reuniões são agendadas por e-mail; decisões são tomadas com base em e-mails; consultas, propostas e contratos são enviados por e-mail; hoje, tanto as comunicações superficiais quanto as críticas são realizadas mais por e-mail do que por qualquer outro meio.

As empresas tornaram-se tão acostumadas com o e-mail que alguns poucos minutos de inatividade do serviço já são suficientes para que funcionários e executivos procurem rapidamente o responsável pela TI. Embora um ou dois minutos de inatividade não sejam catastróficos, nenhuma organização pode funcionar com eficiência se a inatividade for intermitente durante horas ou dias.

O gerenciamento de riscos e os exercícios de planejamento da continuidade dos negócios devem incluir o funcionamento do e-mail como prioridade. As empresas não devem confundir a continuidade do e-mail com arquivamento ou backup de e-mail. Eles são adequados e necessários para a recuperação de desastres, mas não para permitir o uso contínuo e otimizado do e-mail quando ocorrem erros de hardware ou software ou um desastre mais grave.

Falhas e o impacto nos negócios

Falhas e inatividade do e-mail são uma realidade comum em muitas empresas. Em algum momento, algo dá errado, e a maioria das empresas é pega de surpresa. O hardware de computador pode falhar, o software de e-mail ou o sistema operacional podem apresentar erros, os dados podem ser corrompidos e eventos externos, como problemas de rede, enchentes ou cortes de energia, embora raros, também podem ocorrer.

Na verdade, falhas de e-mail são comuns e, de acordo com a Osterman Research, sistemas de e-mail enfrentam uma média de 53 minutos de inatividade não planejada durante um mês típico, ou 10,6 horas em um ano. É por isto que as empresas precisam considerar o impacto potencial da inatividade do e-mail:

1. Redução da produtividade. A Osterman estima que a produtividade dos funcionários caia em 25% quando o sistema de e-mail está fora do ar.
2. Perda de negócios. Empresas que usam e-mail para processamento de transações, pedidos de vendas, solicitações de clientes e outras comunicações têm mais riscos de perder pedidos ou clientes quando o e-mail está indisponível.
3. Riscos de conformidade ou regulamentação. Se uma empresa enfrentar problemas de hardware ou software em sua infraestrutura de e-mail, sem proteção suficiente, e-mails importantes podem ser perdidos. Essas organizações que devem atender a regulamentações ou leis relacionadas a dados eletrônicos também podem enfrentar problemas de conformidade com a perda de mensagens.
4. Risco à reputação. Empresas que lidam com clientes todos os dias não podem arriscar parecerem pouco profissionais. Pedidos de informação que não são respondidos dentro de um período razoável podem afetar negativamente a imagem da empresa em termos de sua competência, confiabilidade e profissionalismo percebidos, ativos importantes que toda empresa precisa proteger.

No próximo post vamos tratar sobre como superar essas falhas e colocar opções de solução, Continuidade e segurança em e-mail (Parte 2).

Atualizado em 08/06/2016 às 15:53.