A importância da auditoria de e-mail

Há alguns dias, um dos escritórios de advocacia, nosso cliente e com o serviço de e-mail gerenciado por nós, entrou em contato conosco com um problema: ele enviou um e-mail para um destinatário incorreto (o endereço estava com uma letra trocada) e não recebera um aviso de que aquele e-mail tinha falhado na entrega, com o agravante de que o e-mail era importante e o nosso cliente fora cobrado pelo não envio do e-mail, ele queria saber porquê não recebera o aviso de destinatário inválido ou incorreto.

Nosso cliente utiliza o serviço Exchange Online da Microsoft, entre outras ferramentas robustas de controle e auditoria de e-mail, ele permite se um e-mail realmente chegou até o servidor do destinatário ou se ele realmente foi enviado pelo remetente.

Como funciona o envio de e-mail

Para continuarmos, é importante compreender as seguintes definições:

• Conta de e-mail ou usuário: é o que vem antes da @.
• Domínio: é o que vem após a @.
• Endereço de e-mail: conta de e-mail + domínio.
• Exemplo: o endereço de e-mail hf@hftecnologia.com.br é composto da conta de e-mail “hf” mais o domínio “hftecnologia.com.br”.
• Processo de envio de e-mail: veja na imagem a seguir.

 Fizemos uma auditoria na conta de e-mail do nosso cliente buscando e-mails enviados naquela data, primeiramente identificamos que o e-mail fora entregue ao servidor responsável pelo serviço de e-mail do domínio do destinatário, depois auditamos os e-mails recebidos pela conta do nosso cliente, afim de buscarmos qualquer aviso que ele tenha recebido mas não notara, não encontramos qualquer e-mail de aviso sobre endereço incorreto.

É importante compreender que no processo de envio de e-mails, o remetente consegue auditar o processo até a entrega do e-mail para o servidor do destinatário, verificar se o e-mail foi entregue para a conta do destinatário é responsabilidade do servidor de e-mails do destinatário, somente quem gerencia esse servidor é que pode confirmar a entrega para a conta de e-mail do destinatário.

Qualquer mensagem de erro no envio para uma conta de e-mail (por exemplo conta incorreta ou lotada/sem espaço disponível), parte sempre do servidor responsável pelo e-mail do destinatário, somente se o domínio estiver incorreto é que o servidor do remetente poderá emitir um aviso. No caso do nosso cliente, um aviso de que o endereço do destinatário estava incorreto (domínio correto mas conta de e-mail incorreta), deveria partir do servidor do destinatário, logo se não houve um aviso de erro isso deveria ser verificado junto à equipe de TI responsável pelos e-mails do destinatário.

Por curiosidade, realizamos um teste de envio através da nossa empresa, para o e-mail que o cliente enviara erroneamente e para um endereço criado deliberadamente errado (ha73nzbbahw@*****.com.br), em ambos os casos não recebemos aviso de endereço incorreto.

Conclusão

Um serviço de e-mail com possibilidades de auditoria é de extrema importância nos negócios de hoje, em casos extremos a ausência de tal funcionalidade pode levar à perda de receitas. A HF tem conhecimento, histórico e competência na implantação e administração de serviços de e-mail gerenciados, solicite um contato conosco.